Når må virksomheter ha arbeidsreglement?

Når må en virksomhet ha arbeidsreglement, og hva må reglementet inneholde? Vi ser nærmere på reglene.
 
Det følger av arbeidsmiljøloven § 14-16 at i industriell virksomhet og handels- og kontorvirksomhet som sysselsetter flere enn 10 arbeidstakere, skal de arbeidstakerne som ikke har en ledende eller kontrollerende stilling, omfattes av et arbeidsreglement.
 
Med industriell virksomhet menes fabrikker, håndverksbedrifter og småindustri. Transportvirksomhet, lager, post og telekommunikasjon og så videre, faller utenfor.
 
Begrepet «handels- og kontorvirksomhet» omfatter ikke bare varehandel som utsalgssteder, engrosforretninger, apotek, og bokhandlere, men også banker og forsikringsselskap med mer. Reglementsplikten omfatter kontorbedrifter av enhver art, så fremt kontorvirksomheten kan skilles ut som en selvstendig organisert enhet.
 
Det må være et rimelig fast behov for over 10 personer til å utføre arbeid for at det skal oppstå plikt til å opprette arbeidsreglement. Hvis det kun er et sesongmessig behov, er det ikke nødvendig å fastsette et reglement.
I tillegg til lovens oppregning har departementet en generell adgang til å pålegge enkelte bedrifter eller typer av bedrifter å utarbeide arbeidsreglement. Hensikten med bestemmelsen er at det kan være virksomheter som ikke ansetter 10 personer, der forholdene likevel gjør arbeidsreglement påkrevd. Til atbeidsmiljøloven av 1977, hadde departementet fastsatt krav om reglement for hotell- og restaurantbransjen, noe som er nedfelt i forskrift av 31. oktober 1991.

Andre virksomheter har ikke plikt til å ha arbeidsreglement. Det kan likevel opprettes på frivillig basis. Bestemmelsene i arbeidsmiljøloven §§ 14-17 til 14-20 gjelder i slike tilfeller tilsvarende.

 
Hva skal et arbeidsreglement inneholde?
Et arbeidsreglement vil først og fremst ha betydning som informasjon til arbeidstakerne om hvilke regler som gjelder i virksomheten. Reglementet skal inneholde de ordensregler som trengs og regler for arbeidsordningen. Typiske ordensregler vil være bestemmelser om fremmøtetidspunkt, tobakksrøyking, renslighet, forbud mot bruk av alkohol, regler om kontrolltiltak, orden med mer. Regler om arbeidstid vil omfatte arbeidstidens lengde (oppstart, avslutning), hvilepauser og annet.
 
Ordlyden taler for at alle de forhold arbeidsgiver vil ha arbeidstakerne til å etterleve, skal omtales i reglementet. Det vil variere fra sted til sted og over tid. Hensynet bak bestemmelsen er at det skal være forutsigbarhet for arbeidstakerne, og at arbeidstakerne ikke skal bli utsatt for urimelige ordensregler.
 
Regler om hvem som har ansettelsesmyndighet i virksomheten, om tid og sted for utbetaling av lønn, og regler for oppsigelse, avskjed og lignende, vil fortsatt kunne ha sin plass i reglementet.
 
Regler fastsatt i reglementet må vike for lovbestemmelser, med mindre loven bestemmer noe annet. Det samme antas å gjelde for tariffavtaler og andre avtaler partene er bundet av».
 
Viser en arbeidsavtale uttrykkelig til arbeidsreglementet, må reglementet ses på som en del av arbeidsavtalen.
 
I arbeidsreglementet kan det ikke fastsettes bøter for forseelser mot reglementet. Eventuelle bestemmelser om bøter vil ikke være gyldige. Utsteder arbeidsgiver likevel bøter, eventuelt også foretar trekk i lønnen for å inndrive bøtene, vil handlingen kunne rammes av lovens straffebestemmelser.
 
Arbeidsreglementets tilblivelse
Arbeidsgiver utarbeider arbeidsreglementet, men plikter å forhandle med arbeidstakerne, eventuelt de tillitsvalgte, om bestemmelsene. Det er kun snakk om en plikt til å forhandle, ingen plikt til å endre reglementet etter arbeidstakerne eller de tillitsvalgtes krav. Arbeidsgiver har to muligheter til å få reglementet godkjent:
 
  1. I en virksomhet som er bundet av tariff kan arbeidsgiver inngå avtale med de tillitsvalgte om arbeidsreglement. Gjelder avtalen om arbeidsreglementet for et flertall av arbeidstakerne, kan arbeidsgiver også gjøre det gjeldende for alle arbeidstakerne, uavhengig av organisasjonstilknytning.  
  2. Hvis partene ikke blir enige, eller virksomheten ikke er bundet av tariffavtale, skal arbeidsgiver utarbeide arbeidsreglement som sendes Direktoratet for arbeidstilsynet for godkjenning. Tilsynet vil da kontrollere at reglementet ikke er i strid med loven.   
 
Fristen for å sende inn utkast for godkjenning er tre måneder etter at virksomheten er satt i gang.
 
Arbeidsreglementet skal deles ut til de arbeidstakerne det gjelder for. I tillegg skal det slås opp på ett eller flere iøynefallende steder. Reelle hensyn tilsier at arbeidsgiver har oppfylt sin plikt selv om det for eksempel blir gjort ved bekjentgjøring per e-post, via intranett eller på annen hensiktsmessig måte.  
 
Saksgangen beskrevet over gjelder også når det skal gjøres endringer i eller tilføyelser til reglementet. Det skal sikre at reglementet blir fastsatt på forsvarlig måte, og at det ikke blir gjort ensidig av arbeidstaker. Hensikten med arbeidsreglementet er ikke at de reglene som stadig er i endring skal inn i reglementet. Reglementet bør derfor bare inneholde bestemmelser som kan tenkes å bli varige, og som ikke er undergitt vekslinger.