Hvor formell må en advarsel være?

Arbeidsprestasjonene til en arbeidstaker er på det jevne ikke tilfredsstillende, og arbeidsgiver må gjøre noe for å markere at dette ikke kan fortsette. Lederen har i flere måneder hatt regelmessige samtaler med arbeidstakeren hvor han har gitt tilbakemeldinger på de forholdene som ikke er bra, og mener det må kunne likestilles med en advarsel. Hvor formell må en advarsel være?

Arbeidsmiljøloven eller andre lover inneholder ingen regler om advarsel. Det foreligger heller ingen formkrav til en advarsel. Advarsel er med andre ord ulovfestet rett.
En advarsel er en oppfordring om å endre sin tidligere atferd. Advarselen er også en irettesettelse og varsel om at arbeidstaker må skjerpe seg. Dersom påpekt atferd ikke endres, kan det få konsekvenser for arbeidsforholdet i form av oppsigelse eller i alvorlige tilfeller avskjed. Advarselen vil også være relevant som dokumentasjon ved en eventuell senere oppsigelse.

Tett oppfølging fra leder
I eksempelet her framgår det at det har vært regelmessige samtaler mellom arbeidstaker og leder. Når en arbeidstaker gjør eller ikke gjør noe som det reageres på, er leders oppfølging helt avgjørende. Leder må gi tilbakemelding med det samme, både for å være tydelig på hva som aksepteres og ikke, men også for at arbeidstaker så tidlig som mulig skal få mulighet til å vise at han kan innrette seg og endre på ting.
Mange ledere tenker at de er tydelige i tilbakemeldingene når de for eksempel snakker med arbeidstaker om manglende arbeidsprestasjoner. På den annen side hører vi ofte at arbeidstaker ikke har oppfattet dette som særlig alvorlig. Det avhenger blant annet av stil og kultur på arbeidsplassen og hvordan samhandling foregår på det jevne. Noen er røffe i form og språk, og da er ikke skillet mellom en vanlig samtale og en tilbakemelding på uakseptabel arbeidsutførelse opplagt. Hvis ikke arbeidstaker har skjønt at det er alvor, og at han må skjerpe seg, så vil han sannsynligvis fortsette som før.

Vær konkret
Leders tilbakemeldinger bør være så konkrete som mulig, og det er alltid smart å skrive referat fra slike samtaler. På den måten sikrer dere dokumentasjon på at dere har hatt samtaler, og hva dere har snakket om.
Avhengig av hva forholdene går ut på er det viktig å sørge for at arbeidstaker skjønner situasjonen og alvoret, og at han samtidig får mulighet til å fremme sine synspunkter. Leder bør innkalle arbeidstaker til et møte for å snakke om det som har skjedd, og hvor han videre gjør alvoret i situasjonen tydelig, og redegjør for hvorfor han eventuelt velger å gi en skriftlig advarsel. Det er også viktig å snakke om hva dette innebærer. I en slik samtale får dere også avdekket om det er spesielle forhold som gjør at arbeidstaker har handlet som han har.

Hvorfor er det nødvendig med advarsel?
Selv om arbeidstaker har fått tydelige tilbakemeldinger fra leder om det som må forbedres har han ikke alltid oppfattet alvoret i situasjonen. Typisk gjelder det forhold som stadig gjentar seg – eksempelvis stadig forsentkomming, slurv eller manglende arbeidsprestasjoner.
Har man kommet til det punktet at arbeidsgiver gir en advarsel, er det et tydelig signal på at dette ikke kan fortsette. For arbeidsgiver er det et krav for videre ansettelse at arbeidstaker viser evne til å forbedre seg. En advarsel understreker dette alvoret og vil kunne være viktig dokumentasjon i en eventuell oppsigelsessak.
Noen velger å gi en muntlig advarsel først. Den bør i tilfelle dokumenteres, for eksempel ved at det skrives referat fra møtet hvor advarselen ble gitt, og at det står klart at det ble gitt en muntlig advarsel for forholdet.

Skriftlig advarsel
Det er ingen formelle krav til hvordan en advarsel er satt opp, men den må være konkret og tydelig på aktuelle hendelser og datoer.
Hva går advarselen ut på? Hva er det arbeidsgiver reagerer så sterkt på at det gis advarsel? Hva må arbeidstaker slutte med eller endre? Hvilken adferd forventes av arbeidstakeren framover?
Videre må advarselen være tydelig på hva konsekvensen kan bli hvis arbeidstaker ikke viser forbedring. Hva vil skje dersom atferden gjentar seg?
Advarselen bør gis snarest mulig etter at den uønskede atferden har funnet sted. En god regel er å invitere arbeidstakeren til å ha med seg en tillitsvalgt når advarselen gis.
En advarsel trenger ikke signeres av arbeidstaker. Av bevismessige grunner kan det være et poeng at arbeidstaker har signert for å ha mottatt advarselen.