Hjemmekontor – hvilke regler gjelder?

Under korona-pandemien ble det klart at hjemmekontorforskriften fra 2002 var moden for en revisjon. Endringer ble gjennomført, med virkning fra 1. juli 2022.

Hva er nytt?
I pressemeldingen regjeringen sendte ut da forskriften ble vedtatt, oppsummerte de endringene slik:

• En tydeliggjøring av når forskriften gjelder.
• Et unntak fra kravet til skriftlig avtale der hjemmearbeid skyldes pålegg eller anbefaling fra myndighetene. Arbeidsgiver kan i slike tilfeller i stedet gi informasjon etter drøftinger med tillitsvalgte.
• En tydeliggjøring av at krav til det psykososiale arbeidsmiljøet også gjelder når arbeidstakeren jobber hjemmefra.
• Arbeidstilsynet gis myndighet til å føre tilsyn med forskriften. Dette innebærer ikke at Arbeidstilsynet skal føre tilsyn i arbeidstakers hjem, men at tilsyn gjennomføres på annen måte.
• De samme reglene for arbeidstid skal gjelde ved hjemmekontor som ved arbeid på arbeidsplassen.

Forskriften gjelder fortsatt bare arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Det er ikke tatt inn en regulering av andre typer fjernarbeid som arbeid på hytta, på toget eller på tjenestereise.

«Kortvarig eller sporadisk arbeid?»
Virksomheter som åpner opp for at arbeidstaker kan utføre arbeid i sitt eget hjem, må ta stilling til om hjemmearbeidet er av en slik art at forskriften faktisk gjelder. Gjelder forskriften vil det utløse flere plikter for arbeidsgiver.

Forskriften gjelder ikke ved «kortvarig eller sporadisk arbeid» i arbeidstakers hjem. Hjemmearbeidet må altså være av en viss varighet, fasthet og omfang for at forskriften skal gjelde. 

I forbindelse med forskriftsendringen uttalte departementet at noen få dager med hjemmearbeid typisk vil være kortvarig. Det samme gjelder hvis hjemmearbeidet varer en til to uker, for eksempel i forbindelse med tilrettelegging ved sykdom eller skade. Men jobber arbeidstaker hjemmefra en måned eller mer, vil ikke arbeidet være kortvarig, i forskriftens forstand.

Tar arbeidstaker med seg arbeid hjem og jobber hjemmefra noen timer av og til, vil det anses som sporadisk hjemmearbeid. Ifølge departementet er hjemmearbeidet ikke lenger å anse som sporadisk hvis det har et visst omfang og skjer jevnlig, for eksempel en dag hver uke. Men arbeid hjemmefra mindre enn en dag i uka i snitt, vil være av så lite omfang at det må betraktes som sporadisk selv om det skjer jevnlig.

Ut fra disse uttalelsene kan man altså ta utgangspunkt i at når hjemmearbeid varer en måned eller mer, eller skjer en dag eller flere hver uke, er ikke hjemmearbeidet «kortvarig eller sporadisk» og forskriften vil komme til anvendelse fullt ut.

Ifølge nye regler vil forskriften også gjelde når arbeidstakere kun utfører arbeid fra eget hjem, selv om arbeidet er kortvarig eller sporadisk.

Skriftlig avtale
Hjemmearbeid som omfattes av forskriften skal reguleres i en skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Avtalen skal blant annet si noe om omfanget av hjemmearbeidet, tilgjengelig og forventet varighet hvis ordningen er midlertidig.

Det er vedtatt en unntaksbestemmelse fra kravet om skriftlig avtale. Når hjemmearbeidet skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene, for eksempel i forbindelse med en pandemi, kan arbeidsgiver gi arbeidstakerne felles informasjon om hjemmekontorordningen i stedet for å inngå avtale med den enkelte. Arbeidsgiver skal gi informasjon om de samme forholdene en skriftlig avtale skal si noe om, slik det følger av forskriften § 2. Før informasjonen gis, skal den drøftes med de tillitsvalgte.

Psykososialt arbeidsmiljø
Det går klart fram av forskriften fra 2002 at arbeidsgiver skal, så langt det er praktisk mulig, sørge for at arbeidsforholdene i arbeidstakers hjem er fullt forsvarlige. I ny forskrift er det tatt inn en presisering om at et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også skal omfatte psykososiale forhold. Virksomheter som har ordninger med hjemmearbeid som omfattes av forskriften, må derfor sørge for at de psykososiale forholdene blir satt på agendaen både på kontorplassen og på hjemmekontoret.

Arbeidstilsynets rolle
Fra 1. juli 2022 har Arbeidstilsynet fått rolle som tilsynsynsmyndighet for bestemmelsene i hjemmekontorforskriften. Arbeidstilsynet skal også kunne gi pålegg ved brudd på bestemmelsene.

Tilsyn med hjemmekontorforskriften vil først og fremst handle om å kontrollere om det foreligger skriftlig avtale, om hjemmearbeidet er omfattet av virksomhetens systematiske HMS-arbeid osv. Selv om Arbeidstilsynet i dag har myndighet til å føre tilsyn i private hjem i andre sammenhenger enn hjemmekontor, blir dette ikke praktisert av hensyn til personvernet og privatlivets fred. Ifølge departementet vil det samme gjelde på hjemmekontor, i alle fall slik omfanget av hjemmekontor er i dag.

Arbeidstid
Den gamle hjemmekontorforskriften hadde avvikende regler om blant annet alminnelig arbeidstid, overtid og søndagsarbeid. De særlige reglene om arbeidstid er opphevet, og arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser gjelder nå fullt ved hjemmearbeid. I praksis betyr det at den arbeidstiden som er avtalt når arbeidet utføres på kontoret vil gjelde på hjemmekontoret. Det betyr også at arbeidsgiver og arbeidstaker kan inngå avtaler om arbeidstid, i den grad arbeidsmiljøloven åpner for det.

Hensynet til arbeidstakernes helse, og utfordringer med å skille mellom arbeidstid og fritid, har vært avgjørende for beslutningen om å oppheve forskriftens særlige regler om arbeidstid.

Ifølge departementet skal arbeidstidsbestemmelsene evalueres etter at man har skaffet seg mer innsikt i bruken av hjemmearbeid.