Mange opplever at det oppstår diskusjoner mot slutten av året om hva som skal gjøres med gjenstående ferie. For å unngå det, kan det være lurt å ta en ferieplanleggingsrunde nr. 2.
Arbeidsgivers ansvar
Ferieloven slår fast at arbeidsgiver er ansvarlig for at arbeidstakere i virksomheten får avviklet ferien i løpet av ferieåret. I loven er også arbeidstaker selv gjort ansvarlig for å avvikle ferien. Det betyr likevel ikke at arbeidsgiver kan flytte ansvaret for å avvikle full ferie over på arbeidstakeren.
Det betyr blant annet at arbeidsgiver kan være tvunget til å pålegge en arbeidstaker å ta ferie på et bestemt tidspunkt, selv om arbeidstakeren for eksempel føler at det er for travelt til å avvikle ferie. Arbeidsgivers ansvar synliggjøres spesielt ved at loven har en egen erstatningsregel som kan gjøres gjeldende overfor arbeidsgivere som forsømmer denne plikten. En tilsvarende regel finnes ikke overfor arbeidstakere.
Arbeidsgiver bør ha oversikt over hvem som har restferie til gode utover høsten, for å unngå at arbeidstakere på tampen av året har for mye ferie til at den kan overføres, eller at ferieavviklingen kommer i ”konflikt” med avspasering eller lignende. Arbeidsgivere som har slike problemer i desember kan risikere å ha brutt sin plikt til å sørge for at ferie tas ut etter ferieloven.
Overføre ferie
Virksomheten bør ha en gjennomtenkt og klar praksis for overføring av ferie til neste år. Husk at loven kun gir adgang til å avtale inntil 12 virkedager, (10 dager ved 5 dagers uke), overført til neste år. Det betyr at både arbeidsgiver og arbeidstaker må være enige i at ferien overføres. Tillater virksomheten overføring, bør det legges opp til en søknadsprosess eller lignende så tidlig som praktisk mulig, slik at arbeidsgiver kan få oversikt over hvor mye ferie som skal avvikles på slutten av året. En slik rutine vil også bidra til at arbeidstaker får økt bevissthet rundt sin egen restferie.
Er sykdom eller foreldrepermisjon årsak til at ferien ikke ble avviklet i ferieåret, skal den overføres til neste år.
Loven har også en annen overføringsmetode. Vi snakker da om regelen om automatisk overføring av ferie som i strid med loven ikke er avviklet eller blitt overført på lovlig vis. Regelen regulerer imidlertid et lovbrudd. Det vil si at hvis slik overføring skjer, vil som regel arbeidsgiver ha brutt sin plikt, og kan risikere å bli erstatningsansvarlig som nevnt tidligere. Arbeidsgiver bør med andre ord planlegge ferieavvikling utover høsten for at denne type overføring ikke skal skje.
En vanlig konflikt i årets siste måneder er om det skal tas ut ferie eller avspasering når en ser at det ikke vil være rom for begge deler. Noen arbeidstakere ønsker å avspasere i stedet for å ta ut ferie, ut fra en oppfatning om at de vil få betalt for ferien, mens avspaseringstimene muligens bare vil bli strøket. Her er det viktig å presisere at det ikke lenger er mulig å ”bytte inn” ferie mot lønn eller annen kompensasjon. Etter ferieloven vil uavviklet ferie følge arbeidstakeren helt til den blir avviklet, uansett hva arbeidstaker og arbeidsgiver foretar seg.
En avspaseringsordning er knyttet til virksomhetens fleksible arbeidstidssystem. Det finnes flere ulike systemer alt etter hva som er avtalt i tariffavtale eller mer lokale avtaler/ordninger. Retten til å avspasere vil derfor i stor grad avhenge av hva som er avtalt i disse ordningene, og det er derfor vanskelig å anbefale noe som skal gjelde for alle.
Det vanlige på norske arbeidsplasser er at avspasering må avklares med leder på forhånd. Det vil si at det som regel ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett å bestemme om medarbeideren skal avspasere eller ikke. I virksomheter som har det slik, bør arbeidsgiver forsøke å få avviklet ferie fremfor avspasering. Setter arbeidstaker seg opp på avspasering på slutten av året og arbeidsgiver ser at vedkommende ikke vil være i stand til å avvikle all ferien, eller overføre den, bør arbeidsgiver i stedet pålegge arbeidstaker å ta ut ferie. Dette for å unngå brudd på arbeidsgivers plikter etter ferieloven. Det kan da hende at arbeidstaker ”brenner inne” med for mye plusstid og ikke får anledning til å avspasere den. Men i motsetning til ferietid kan plusstiden eventuelt kompenseres med lønn.
Artikkelen er også publisert i bladet Personal og Ledelse.
