Nye lovkrav til innholdet i arbeidsavtalen
Arbeidsmiljøloven § 14-6 endres fra 1. juli. Hva går egentlig endringene ut på, og hva betyr det for arbeidsgiver?
Det stilles nye krav til innhold i arbeidsavtaler som inngås 1. juli 2024 eller senere.
Arbeidsavtalen skal fortsatt inneholde opplysninger om forhold som er av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, men de ulike arbeidsvilkårene blir tydelige og mer forutsigbare for arbeidstaker når flere opplysninger går fram av selve avtaledokumentet.
Informasjon som skal inn i arbeidsavtalen:
Stadig flere jobber digitalt, både ved hjemmekontor og annen type fjernarbeid. Har arbeidstaker frihet til selv å bestemme dette, skal det framgå av arbeidsavtalen.
Har arbeidstaker en fast ordning med hjemmekontor må det avtales særskilt.
Til dette punktet hører retten til ferie og feriepenger som etter dagens lov, men nå også informasjon om en eventuell rett til annet fravær betalt av arbeidsgiver.
Annet fravær kan typisk være ekstra fridager eller kortere arbeidsdager i forbindelse med jul eller påske. Hvis arbeidsgiver betaler full lønn ved sykdom (utover 6 G), og betaler lønn under velferdspermisjon skal avtalen inneholde opplysninger om det.
Denne type rettigheter kan typisk følge av tariffavtale, og da holder det å vise til denne. Men for de som ikke har dette regulert i tariffavtaler ligger informasjonen i dag gjerne i en personalhåndbok. Å vise til personalhåndboken vil ikke være tilstrekkelig lenger, og informasjonen må tas med i arbeidsavtalen.
Det er viktig å minne om at disse lovendringene ikke er ment å innskrenke arbeidsgivers mulighet til å endre på ordningene, og det er derfor viktig å være nøye på hvordan dette formuleres i arbeidsavtalen.
Arbeidsmiljøloven har klare bestemmelser om opphør av arbeidsforhold, og det holder at arbeidsavtalen henviser til lovens bestemmelser.
Rådet er å vise til de konkrete paragrafene som regulerer drøftingsplikten og formkrav ved oppsigelse.
Arbeidsavtalen skal regulere gjeldende eller avtalt lønn. Ifølge en ny presisering skal de ulike lønnselementer angis særskilt i avtalen, typisk satser for overtid og betaling for mertid.
Andre lønnselementer som for eksempel kost- eller nattgodtgjørelser, vakt-tillegg, bonusordninger mv. må også stå i avtalen.
Eventuelle ordninger for trekk i lønn, for eksempel kantinetrekk, må også angis særskilt.
Ulike lønnselementer har gjerne vært beskrevet i en personalhåndbok, men det vil ikke lenger være tilstrekkelig.
Informasjonen må inn i arbeidsavtalen, men kan gis ved å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtale hvis det er regulert der.
Hvis jobben skal utføres periodevis eller hvis den daglige eller ukentlige arbeidstiden vil variere skal dette stå i arbeidsavtalen.
Presiseringen har til hensikt å gjøre den avtalte arbeidstidsordningen så konkret og forutsigbar som mulig. Følger arbeidstidsordningen av tariffavtale, kan det henvises til denne.
Arbeidsavtalen må også inneholde opplysninger om ordninger for vaktendringer, og ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid. Dette handler om både merarbeid og overtid etter arbeidsmiljøloven § 10-6, og det må gis informasjon om adgangen til å pålegge slikt arbeid.
Informasjonen kan gis ved å henvise til lov, forskrift eller tariffavtaler som regulerer forholdene.
Nye opplysninger som må inn i arbeidsavtalen:
Det er også nytt at arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om arbeidstakers rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver eventuelt tilbyr.
Avtalen må ikke inneholde en detaljert opplisting av alle opplæringstilbud, men arbeidstaker skal gjennom arbeidsavtalen få informasjon om de rettighetene som følger av virksomhetens opplærings- og kompeanseutviklingspolitikk. Har for eksempel arbeidstaker rett til et visst antall opplæringsdager i løpet av ett år, må det tas inn i avtalen. Tilsvarende gjelder obligatoriske kurs eller utdanning, for eksempel sertifiseringer eller lignende. Retten til grunnleggende opplæring som skjer i alle arbeidsforhold, for eksempel opplæring i prøvetiden, må ikke avtalefestes.
Følger retten til kompetanseutvikling av lov, forskrift eller tariffavtale, kan det vises til slike bestemmelser.
For å sikre at arbeidstaker har god tilgang til opplysninger om ytelser fra arbeidsgiver som skal gi arbeidstaker sosial trygghet, skal arbeidsavtalen inneholde opplysninger om ordninger som administreres og utbetales av arbeidsgiver, for eksempel retten til full lønn under sykdom og foreldrepermisjon.
Gjelder det ytelser hvor utbetalingen skjer fra en tredjepart, for eksempel fra et forsikringsselskap skal navnet på institusjonene som leverer ordningen, for eksempel forsikringsselskapet eller pensjonskassen stå i avtalen.
Det er ikke krav til å opplyse om alle detaljer og vilkår som er knyttet til de ulike ytelsene, og arbeidsavtalen kan derfor henvise til mer detaljert informasjon som for eksempel står i en personalhåndbok.
Følger slike ordninger av lov, forskrift eller tariffavtale er det tilstrekkelig å vise til aktuelle bestemmelser der.
Formålet med lovendringene
Det er viktig å ha formålet med disse lovendringene i tankene når man skal utarbeide nye arbeidsavtaler.
Poenget er å sikre at arbeidsgiver informerer arbeidstaker om de vesentlige sidene ved arbeidsforholdet. De ordningene som gjelder for den enkelte arbeidstaker skal framgå direkte av arbeidsavtalen.
Arbeidsavtalen skal ikke være et statisk dokument, men skal til enhver tid gjenspeile de reelle rettigheter og plikter som gjelder for ansettelsesforholdet. På flere områder kan dette gjøres ved å henvise til lov, forskrift eller tariffavtale.
Intensjonen har ikke vært å begrense arbeidsgivers styringsrett, eller skape ekstra mye administrativt arbeid for arbeidsgiver, men å sikre at arbeidstaker får riktig informasjon om de vesentlige sidene ved arbeidsforholdet i selve avtaledokumentet.
Hva må arbeidsgivere og HR gjøre nå?
Fra 1. juli 2024 må alle nye arbeidsavtaler være i henhold til de nye kravene. Det betyr at hvis dere bruker en fast mal når dere inngår arbeidsavtaler, må dere oppdatere denne.
Det er ikke slik at alle eksisterende arbeidsavtaler må endres, men alle avtaler som inngås fra 1.7. må følge de nye reglene. Det er også slik at alle som ber om det har rett på å få en oppdatert arbeidsavtale. Arbeidsgiver har da to måneder på seg til å supplere gjeldende arbeidsavtale med det som er nødvendig for å oppfylle lovens krav til innhold.
Når arbeidsavtalene skal oppdateres kan dette gjøres ved å lage et tillegg til avtalen som har med nødvendig informasjon i henhold til de nye kravene.
Vær også klar over at en arbeidsavtale må på plass raskere enn før. Skal arbeidsforholdet vare en måned eller lenger må arbeidsgiver ha klar arbeidsavtalen senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte. Fram til nå har denne fristen vært en måned. Varer arbeidsforholdet mindre enn en måned, skal avtalen inngås umiddelbart, slik som før.
Begrenset styringsrett?
Lovendringen som innebærer nye krav til selve arbeidsavtalen, er en av flere endringer som gjøres for å gjennomføre EU-direktivet fra 2019 om tydelige og forutsigbare arbeidsvilkår.
De nye kravene til arbeidsavtalens innhold skal ikke begrense arbeidsgivers muligheter til å foreta endringer i arbeidsvilkårene i større grad enn det som gjelder i forhold til dagens regler. Lovgiver har med andre ord ikke til hensikt å begrense arbeidsgivers styringsrett.
Alle forhold som arbeidsgiver forbeholder seg en rett til å endre, bør derfor utformes slik at muligheten for endring kommer tydelig fram i avtalen. Her vil det være hensiktsmessig å bruke formuleringer som for eksempel «…gjelder for tiden..» eller «med forbehold om endringer». Det må være tydelig hva som er inntatt utelukkende for informasjon, hva som for tiden praktiseres og hva som inngår som en del av avtalte arbeidsvilkår.