10 tips til gode varslingsrutiner
Å lage rutiner for intern varsling om kritikkverdige forhold handler om å etablere en framgangsmåte for å varsle internt og for måten varselet mottas på, behandles og følges opp. Arbeidsgiver skal sammen med ansatte og tillitsvalgte innarbeide en god vane. Alle virksomheter med 5 eller flere ansatte skal ha slike rutiner.
1. Sørg for å involvere ansatte og deres tillitsvalgte når rutinene utarbeides. Kravet til samarbeid er lovpålagt, og omfatter mer enn en ren drøftingsplikt. Rutinene skal utarbeides i tilknytning til virksomhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Slikt HMS-arbeid er nærmere beskrevet i arbeidsmiljøloven § 3-1 og tilhørende forskrifter. De ansatte skal sikres reell innflytelse i hele prosessen når rutinene for varsling utarbeides. Tillitsvalgte kan være verneombud eller andre valgte tillitspersoner. Blir ikke partene enige på alle punkter, kan arbeidsgiver ta den endelige avgjørelsen.
2. Se på varsling om kritikkverdige forhold som en viktig del av forbedringsarbeidet.
Jobb med kulturen i virksomheten for å få fram at varsling er positivt og ønsket. En god intern varslingskultur kan redusere faren for at det oppstår kritikkverdige forhold, bidra til at eventuelle brudd på regler, lovbestemmelser og etiske normer avdekkes tidlig, og redusere arbeidstakers behov for å varsle eksternt til media, tilsynsmyndigheter og andre.
3. Skill mellom «kritikkverdige forhold» og andre forhold arbeidstaker skal melde fra om.
Alle typer tilbakemeldinger er viktige i forbedringsarbeidet, men bare kritikkverdige forhold omfattes av varslingsreglene i arbeidsmiljøloven.
Kritikkverdige forhold er handlinger i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten og etiske normer det er bred tilslutning til i samfunnet. I lovendringen som gjelder fra 1. januar 2020 er det tatt inn eksempler på hva som kan være et kritikkverdig forhold. De er ikke uttømmende. Myndighetsmisbruk, et uforsvarlig arbeidsmiljø, korrupsjon og fare for klima og miljø er blant eksemplene som blir gitt.
Trakassering, diskriminering og feil og mangler som kan føre til fare for liv og helse har arbeidstaker uansett plikt til å melde fra om som del av sin medvirkningsplikt etter arbeidsmiljøloven § 2-3.
4. Virksomheten skal lage rutiner for intern varsling, ikke begrense muligheten til å varsle eksternt.
Arbeidsmiljøloven sier uttrykkelig at varslingsrutinene ikke skal begrense arbeidstakers rett til å varsle etter § 2 A-1. Bestemmelsen er tatt inn i loven fordi mange varslingsrutiner inneholder formuleringer som gjør nettopp det. Ikke pålegg arbeidstaker å varsle internt først. Vær også forsiktig med generelle formuleringer om arbeidstakers rett til å varsle, og beskrivelser av hva som er forsvarlig framgangsmåte.
5. Fokuser på praktiske og enkle løsninger både for hvem meldingen normalt skal gå til, og i valget av eventuelle elektroniske systemer. Er det enkelt og effektivt å varsle internt, vil flere velge en slik løsning.
6. Husk oppfordringen om å varsle. Rutinene skal inneholde en generell oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold. Ønsker arbeidsgiver å uttrykke et ønske om at saken tas opp internt først, må det gjøres i tillegg, og formuleres med omhu. Lovverket gir nemlig arbeidstaker rett til å gå til andre instanser først, i en del tilfeller.
7. Sjekk at rutinene oppfyller alle kravene i arbeidsmiljøloven. Rutinene skal være skriftlige og lett tilgjengelige for alle arbeidstakere i virksomheten. De skal inneholde en framgangsmåte for varsling og en framgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling når varselet mottas, behandles og følges opp. Rutinene skal ikke begrense arbeidstakers rett til å varsle etter arbeidsmiljøloven, men oppfordre til å varsle om kritikkverdige forhold.
8. Hvordan skal arbeidstaker gå fram? Rutinene skal angi hvem det kan varsles til internt, for eksempel en navngitt person i virksomheten, tillitsvalgt verneombud eller en leder, eventuelt en ekstern advokat eller et eksternt varslingsmottak. Arbeidstaker bør alltid kunne si fra til nærmeste leder, verneombud og tillitsvalgt.
Vurder om det skal etableres en mulighet for å varsle anonymt, og angi i tilfelle en anbefalt framgangsmåte for slik varsling.
9. Hvordan skal varselet mottas og følges opp, og hvem skal involveres? Ifølge forarbeidene bør rutinene inneholde konkrete krav om saksbehandlingsfrister, frister for når eventuelle tiltak skal iverksettes, og frister for tilbakemelding til varsleren. Konkrete og korte frister for tilbakemelding til varsleren kan gjøre varsling mer effektivt, og bidra til at flere varsler internt. Det vil også bidra til å sikre forutberegnelighet.
Beskriv hva den som mottar varselet skal gjøre hvis noen varsler muntlig om et kritikkverdig forhold.
Se etter løsninger som ivaretar personvernet både til den som varsler og den det varsles om.
Den som mottar meldingen må ofte ta stilling til om det er snakk om varsling. Var det bare et innspill til forbedring, eller sa arbeidstaker fra om et forhold som er omfattet av meldeplikten i § 2-3? Ulike meldinger kan kreve ulik oppfølging.
10. Gjør rutinene kjent i virksomheten, og sørg for at de er lett tilgjengelige for alle medarbeidere, også innleide. Rutinene bør gjennomgås jevnlig. Fungerer de etter hensikten, eller er det rom for forbedringer?