Hjem / HMS / Systematisk HMS-arbeid / Hva er internkontroll? / Hvordan komme i gang med internkontroll?
Relaterte emner
Hvordan komme i gang med internkontroll?
Øverste leder har ansvar for å ta initiativ til at arbeidet med internkontroll kommer i gang.
Involver ansatte
Internkontrollforskriften forutsetter at de ansatte involveres i arbeidet. Alle ansatte bør derfor informeres så tidlig som mulig om det som skal skje, og motiveres til å bidra i størst mulig grad. Bakgrunnen for at medarbeiderne skal involveres, er at de kjenner best til farer og risikoer når arbeidet utføres, og kan bidra med verdifull erfaring og forslag til løsning på eventuelle problemområder når farer og risikoer kartlegges.
Arbeidstakerne bør også delta når nye rutiner skal utformes, og i arbeidet med å holde dem à jour, slik at rutinene i størst mulig grad stemmer med virkeligheten.
Formuler konkrete mål
Virksomheten skal sette seg mål for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Målene må skrives ned, slik at det blir klart for alle medarbeidere at virksomheten tar arbeidet med internkontroll på alvor. Før målene defineres, bør det ha vært en gjennomgang av driften, slik at risikoen og eventuelle problemer blir kartlagt. En slik oversikt over problemområder er nødvendig for, og gjør det enklere å formulere klare målsettinger for arbeidet.
Avklar roller
For å sikre at målene som er satt blir gjennomført, må det avklares hvem som skal ha ansvar for at de ulike målene nås. Personer som pålegges ansvar må alltid ha tilstrekkelig kunnskap og myndighet til å kunne følge opp. Det skal lages en skriftlig oversikt over organiseringen, slik at hver enkelt medarbeider lett finner fram til hvem som har ansvar for de ulike helse-, miljø- og sikkerhetsmålene.
Når arbeidet skal organiseres og gjennomføres, kan det være behov for å sette ned en bredt sammensatt gruppe. Men det er viktig at det utpekes en ansvarlig som får tilstrekkelig myndighet til å drive arbeidet framover.
Involver ansatte
Internkontrollforskriften forutsetter at de ansatte involveres i arbeidet. Alle ansatte bør derfor informeres så tidlig som mulig om det som skal skje, og motiveres til å bidra i størst mulig grad. Bakgrunnen for at medarbeiderne skal involveres, er at de kjenner best til farer og risikoer når arbeidet utføres, og kan bidra med verdifull erfaring og forslag til løsning på eventuelle problemområder når farer og risikoer kartlegges.
Arbeidstakerne bør også delta når nye rutiner skal utformes, og i arbeidet med å holde dem à jour, slik at rutinene i størst mulig grad stemmer med virkeligheten.
Formuler konkrete mål
Virksomheten skal sette seg mål for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Målene må skrives ned, slik at det blir klart for alle medarbeidere at virksomheten tar arbeidet med internkontroll på alvor. Før målene defineres, bør det ha vært en gjennomgang av driften, slik at risikoen og eventuelle problemer blir kartlagt. En slik oversikt over problemområder er nødvendig for, og gjør det enklere å formulere klare målsettinger for arbeidet.
Avklar roller
For å sikre at målene som er satt blir gjennomført, må det avklares hvem som skal ha ansvar for at de ulike målene nås. Personer som pålegges ansvar må alltid ha tilstrekkelig kunnskap og myndighet til å kunne følge opp. Det skal lages en skriftlig oversikt over organiseringen, slik at hver enkelt medarbeider lett finner fram til hvem som har ansvar for de ulike helse-, miljø- og sikkerhetsmålene.
Når arbeidet skal organiseres og gjennomføres, kan det være behov for å sette ned en bredt sammensatt gruppe. Men det er viktig at det utpekes en ansvarlig som får tilstrekkelig myndighet til å drive arbeidet framover.
Eksempel på plan for mål og ansvarsfordeling
| Mål |
| Vi vil forebygge ulykker, miljø- og helseskader for å skape en sikrere arbeidsplass og øke trivselen. Driften skal i minst mulig grad påvirke det ytre miljøet negativt. Produkter og tjenester skal være sikre for kundene våre. Det skal skje ved at helse, miljø og sikkerhet planlegges og prioriteres på lik linje med produksjon, service og økonomi. |
| Organisering |
| Daglig leder har et overordnet ansvar for at lover og forskrifter som gjelder for virksomheten blir fulgt opp. |
| Arbeidsleder har ansvar for å følge opp og gjennomføre tiltak innenfor sitt ansvarsområde, og for å rapportere til daglig leder. |
| Ansatte har ansvar for å melde fra til nærmeste overordnede om saker som gjelder helse, miljø og sikkerhet som ikke kan løses umiddelbart. |
Planen kan bygges ut slik at også ansvarsområdene til for eksempel arbeidsmiljøutvalget, verneombud og bedriftshelsetjenesten tas med.