Sysselsetter virksomheten færre enn 5 arbeidstakere, kan verneombudsordningen erstattes av en alternativ ordning, når det blir avtalt skriftlig. En slik avtale er gyldig i 2 år.

Man kan velge å ha stedfortreder for verneombudet. Reglene som gjelder for verneombudet gjelder i så fall tilsvarende for stedfortrederen.

Hvem kan være kandidat?
Verneombudet skal velges blant arbeidstakere med erfaring og innsikt i arbeidsforholdene. Det er en fordel at kandidatene har vært i virksomheten en stund. Den eller de som leder virksomheten på vegne av arbeidsgiver, kan ikke være kandidat.
Enhver arbeidstaker innen verneområdet, og lokale fagforeninger som organiserer arbeidstakere innenfor verneområdet, har rett til å foreslå kandidater. 

Fagforeningene kan utpeke verneombudet
Den lokale fagforeningen kan utpeke verneombudet, hvis den alene organiserer flertallet av arbeidstakerne. På verneområder hvor flere fagforeninger til sammen organiserer flertallet av arbeidstakerne, men hvor ingen av dem organiserer flertallet alene, kan de i fellesskap utpeke verneombudet.

Flertallsvalg ledet av et valgstyre
Ellers velges verneombudet ved flertallsvalg. Med unntak av øverste daglige leder har alle arbeidstakere stemmerett. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning.
Valget ledes av et valgstyre for hele virksomheten. Valgstyret fastsetter regler for valget, med mindre virksomhetens arbeidsmiljøutvalg fastsetter slike regler. Valgstyret skal gjøre kandidatens navn og forslagsstilleren kjent før valget.
Arbeidsmiljøutvalget utpeker valgstyret. Har ikke virksomheten arbeidsmiljøutvalg, utpekes valgstyret av den lokale fagforeningen. Er det flere lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av fagforeningene i fellesskap. Der det ikke er lokale fagforeninger, eller foreningene ikke blir enige, utpeker arbeidsgiver valgstyret.

Hvis arbeidstakerne ikke vil velge verneombud
Motsetter arbeidstakerne seg å velge verneombud, utpeker arbeidsgiver et ombud som fungerer inntil arbeidstakerne har valgt verneombud etter reglene ovenfor, men ikke lenger enn 2 år om gangen.

Flere verneområder på arbeidsplassen
På arbeidsplasser som er delt inn i flere verneområder velger arbeidstakerne verneombud for sitt verneområde. Grupper av arbeidstakere som jobber innenfor flere verneområder kan velge eget ombud for områder som ikke dekkes av andre verneombud.
Det er arbeidsmiljøutvalget som deler arbeidsplassen inn i verneområder. Der det ikke er arbeidsmiljøutvalg er det den eller de lokale fagforeningene i fellesskap som bestemmer verneområdene. Blir de ikke enige, avgjør arbeidsgiver inndelingen. I virksomheter uten lokal fagforening kan representanter utpekt av arbeidstakerne dele inn i verneområder. I alle tilfeller skal arbeidsgiver først få anledning til å uttale seg.